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구현 후 PPM 솔루션 채택을 유지하는 7가지 방법
- 아티클
- 11/08/2022
- 읽는 데 21분 걸림
이 문서의 내용
PPM(프로젝트 및 포트폴리오 관리) 도구는 거의 항상 조직 전체에서 프로젝트를 관리, 추적 및 보고하는 방식에 급격한 변화를 일으킵니다. 그러나 도구 구현과 마찬가지로 지속적인 채택에 집중해야 하는 조직은 손실됩니다. 이 백서에서는 새로운 PPM 도구의 사용이 조직 문화의 일부가 될 때까지 채택 후 채택을 유지하기 위해 집중할 수 있는 몇 가지 주요 영역을 살펴보겠습니다.
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구현 후 PPM 솔루션 채택을 유지하는 7가지 방법
소개
새로운 아이디어나 혁신이 다음으로 좋은 것 같았고, 모든 면에서 강력한 지지를 얻고, 실행되고, 구현된 지 몇 달 이내에 아무도 더 이상 사용하지 않는 프로젝트에 참여한 적이 있습니까? 예라고 대답한 경우 이러한 프로젝트에서 변경 관리 노력, 교육 노력 등이 없었다는 것에 동의할 것입니다. 구현 당시 가장 큰 아이디어로 여겨졌던 특정 도구 사용을 중지하는 이유는 무엇인가요?
위의 질문에 대한 많은 답변이 있을 수 있습니다. 시장 상황으로 인해 도구가 오래되었거나 조직 전략이 변경된 것일 수 있습니다. 그러나 주의 깊게 살펴보면, 그보다 더 자주, 진짜 이유는 프로젝트 구현 중에 달성된 채택을 유지하기 위한 노력이 없었기 때문입니다. 프로젝트 수명 주기 동안 변경을 관리하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 변경은 프로젝트 종료 이후에도 관리되어야 합니다. 이는 모든 프로젝트에 적용되지만 PPM 솔루션 구현의 컨텍스트에서는 PPM 도구가 거의 항상 프로젝트 관리, 추적 및 보고 방식의 급격한 변화를 야기하기 때문입니다.
이 백서에서는 구현 후 채택을 유지하기 위해 집중할 수 있는 몇 가지 주요 영역을 살펴보고 새 PPM 도구의 사용이 조직 문화의 일부가 될 때까지 제한을 놓지 않습니다.
채택을 유지하는 7가지 방법
조직에서 가까운 장래에 PPM 솔루션(또는 최신 버전으로 업그레이드)을 구현할 것이라고 가정해 보겠습니다. 또한 프로젝트 수명 주기 동안 사용할 수 있는 전폭적인 교육 지원 및 변경 관리 지원이 있다고 가정해 보겠습니다. 이러한 컨텍스트에서 구현이 완료되면 실제 주의가 필요한 주요 영역은 다음과 같습니다.
1) 30-60-90일 목표 설정
PPM 솔루션을 롤아웃하기 전에 가장 먼저 해야 할 일은 구현에 대한 30-60-90일 목표를 결정하는 것입니다. 이 내용을 올바르게 읽었습니다. 이 작업은 롤아웃 전에 수행해야 하며 AFTER가 아닙니다. 시간 또는 생성된 프로젝트 수 등에 제출된 작업표의 백분율과 같이 측정하기 간단한 작업으로 시작하고 일관되게 측정하고 보고합니다. 이러한 '목표'는 다음과 같이 도움이 됩니다.
우선 목표와 메트릭은 도구가 얼마나 잘 사용되고 있는지 알려줍니다. 메트릭이 나쁜 경우 즉시 작업으로 이동하여 도구 사용을 늘리는 데 필요한 지원을 제공할 수 있습니다.
목표는 프로젝트의 성공 또는 실패에 대한 일반적인 것이 아니라 작업할 특정 항목을 제공합니다. PPM 솔루션의 값을 관리에 표시하는 데 도움이 됩니다.
그리고 마지막으로, 이것은 작은 승리를 축하하는 데 도움이 될 것입니다. PPM 솔루션은 조직 전체에서 대대적인 변화를 가져오기 위해 구현될 수 있었지만, 솔루션에 대한 관심과 긍정성을 유지하기 위해 빠르게 승리하고 축하하는 것이 중요합니다.
그리고 그런데, 30-60-90 일 목표에서 멈추지 마십시오. 몇 가지 장기적인 목표도 설정하고 모니터링해야 합니다.
2) 그들에게 값을 표시!
PPM 솔루션이 구현되기 전에 더 간단한 프로젝트 추적 및 유지 관리, 향상된 공동 작업, 더 나은 가시성 및 제어 등을 나열한 이점 분석이 거의 보장됩니다. 그러나 아무도 이야기하지 않는 방의 큰 코끼리는 PPM 솔루션의 모든 사용자가 데이터를 생성하고 유지하는 데 필요한 작업을 수행하는 경우에만 가능합니다. 결과적으로 최종 사용자는 자신의 작업표를 정시에 제출하는 것만으로 조직에 제공하는 가치나 리소스 할당을 모니터링하여 Resource Manager 도움이 되는 방법에 대해 전혀 알지 못합니다.
실제 사용자 채택을 장기적으로 원하는 경우 첫 번째 초점은 각 사용자에게 도구 및 조직에 가져오는 가치를 표시하는 것입니다. 생성된 보고서 및 대시보드를 표시합니다. 도구에 제출하는 데이터를 사용합니다. 고위 경영진을 참여시켜 실제로 이러한 보고서와 대시보드를 사용하고 그룹과 통신하여 가져오는 가치에 대해 설명합니다. 태양이 빛날 때만 식물이 자라는 것처럼, 최종 사용자는 조직 리더가 도구에 초점을 맞추고 있다는 것을 알고 있을 때만 도구의 중요성을 느낍니다.
3) 학습 방법론 변경
이것에 대해 생각해 보십시오. 당신이 당신의 차에 따라 운전으로, 라디오를 듣고, 갑자기 당신이 정말로 어렸을 때 좋아했던 노래가 온다, 하지만 오랜 시간 동안 듣지 못했다. 난 당신이 노래의 정확한 가사를 기억하지 않을 수 있지만, 당신은 노래의 곡을 따라 꽤 많이 윙윙 거리는 수 있습니다, 그에 당신을 내기 수 있습니다. 왜 그렇게 생각합니까? 두 가지 이유로 인해.
당신은 그 노래를 여러 번 들었습니다.
가사는 '정보'였지만, 곡에는 '느낌'이 붙어 있었다. 인간으로서 우리는 정보만으로도 감정을 더 잘 기억하는 경향이 있습니다.
그렇다면 여기서 논의하는 데 어떻게 적용됩니까?
PPM 솔루션에 대한 기존 교육은 많은 데이터 또는 정보를 강의, 교육 세션, 매뉴얼 등으로 벼락치기에 집중하는 경향이 있습니다. 그러나, 그 정보에 첨부 된 느낌이나 감정이 없으므로 이러한 세션이 완료되면 사람들은 그것을 유지하지 않습니다. 실제로 사용자가 처음으로 학습한 내용의 20% 이상을 유지하지 않을 것이라고 가정해야 합니다. 그렇다면 이 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요? 우리가 좋아하는 노래를 처리한 것처럼.
학습을 얻기 위한 더 많은 방법을 제공합니다. 모든 사용자는 동일한 방식으로 일을 이해하지 못합니다. 어떤 사람들은 자료를 읽는 쪽으로 더 조정되는 반면, 다른 사람들은 비디오를 보고 싶어합니다. 따라서 사람들이 정보와 교육을 받을 수 있는 방법이 두 개 이상 있는지 확인합니다.
사용자가 정보에 느낌을 첨부할 수 있도록 허용합니다. 여기에는 사용자를 소규모 그룹 점심 및 학습 세션으로 끌어들이고, 사용자가 그룹 설정에서 질문을 하고, 토론 포럼을 여는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 나는 당신이 여전히 특정 스피커가 당신의 질문 중 하나에 대한 응답으로 말한 것을 기억 확신합니다. 모든 사용자도 마찬가지입니다.
좋은 아이디어, 질문 및 참여를 보상합니다. Project TechCenter 및 포럼은 모든 정답이 커뮤니티 자체에 의해 보상되어 지식과 전문 지식을 보다 적극적으로 공유하는 좋은 예입니다.
4) 재평가 및 다시 확인
한 번에 PPM 구현에서 클라이언트와 함께 작업할 때 PPM 솔루션의 모든 보고가 OLAP 큐브를 사용하여 수행되도록 결정했습니다. OLAP 큐브의 기능에 익숙하지 않은 경우 이 스토리의 목적을 위해 데이터가 미리 정의된 일정에 따라 새로 고쳐집니다. 우리의 경우, 우리는 그것이 매일 될 것이라고 동의했다. 그러나 솔루션이 출시되면 보고서가 올바르지 않다는 불만이 제기되기 시작했고 사용자가 입력할 때 데이터를 표시하지 않았습니다. 이 문제에 대해 자세히 알아보면서 경영진은 거의 매시간 데이터를 보고(실시간 데이터 예상) 사용자가 필요에 따라 데이터를 업데이트하고 있음을 발견했습니다. OLAP 데이터는 야간 새로 고침이었기 때문에 보고서는 분명히 업데이트되지 않았습니다. 따라서 옵션을 평가한 후 다시 돌아가서 해당 보고서를 다시 작성하여 데이터베이스에서 데이터를 직접 끌어와 실시간으로 만듭니다.
이야기의 도덕? 프로젝트 팀이 프로젝트 디자인 단계에서 생각하고, 발견하고, 가정하고, 디자인한 것이 실제 환경에서 항상 작동하지는 않을 수 있습니다. 따라서 변경할 수 있습니다. 초기 솔루션 구현이 사용자가 일상적인 작업에서 실제로 수행하는 작업과 일치하지 않는 경우 경직되지 않고 사용자에게 디자인을 강요하지 마세요. 이는 사용자의 관심을 잃을 수 있는 확실한 방법입니다.
5) 거버넌스 설정
변경 등을 포함하여 PPM 솔루션을 유지 관리하기 위한 거버넌스 모델을 설정하는 것은 제 생각에 매우 중요합니다. 이 항목은 백서 비트 더 하프 라이프(t 1/2): PPM 솔루션 관리, 구현 후 백서에서 자세히 설명되어 있습니다. 거버넌스 전략은 PPM 솔루션 자체를 유지하는 데 도움이 되지만 구현의 모든 단일 측면을 좋아할 필요는 없다는 것을 사용자에게 보여줍니다. 그것은 변경을 요청하는 것이 괜찮다는 것을 보여줍니다. 이 자체는 테이블에 개방성을 가져다 줄 것이며, 이는 사용자가 드라이버가 되는 데 도움이 됩니다. 솔루션에 대해 개선할 수 있는 사항에 대해 적극적으로 이야기하는 것은 모든 사람이 구현된 내용과 일치했다고 가정하는 것보다 채택에 훨씬 낫습니다.
6) 광신적 지원 제공
요즘은 PC에서 수행하려는 모든 종류의 작업에 대한 무료 도구를 얻을 수있는 것처럼 보입니다. 내가 잘못하지 마십시오 - 나는 절대적으로 무료 물건을 사랑해요. 그러나 무료 도구에 대해 싫어하는 한 가지는 지원의 부족입니다. 문제가 발생하면 솔루션을 검색하고 연구하고, 여러 가지 솔루션을 시도하고, 하나의 작업을 희망합니다. 이 상황에서 PPM 솔루션의 사용자를 배치하지 마세요.
내 의견으로는, 우리 모두는 우리가 지원하는 애플리케이션이나 프로세스에 관계없이 사용자를 지원하는 것에 대해 광신적이어야합니다. 항상 솔루션이 있는 것은 아니더라도 항상 가능한 한 빨리 응답합니다. 사용자가 누군가가 자신의 문제에 주의를 기울이고 있다는 것을 알게 되면 대부분의 경우 그 자체가 안심하기에 충분합니다. 그리고 솔루션에 대한 후속 조치를 수행하거나 적어도 올바른 방향으로 가리킵니다. 항상 지원 중인 PPM 도구는 사용자가 작업을 완료하기 위해 매일 사용하는 많은 도구 중 하나이며, 문제를 해결하여 삶을 더 쉽게 만들수록 사용자가 더 행복해집니다.
나를 믿으세요; 구현 후 강력한 지원이 없으면 PPM 구현이 매우 빠르게 통과될 것이라고 보장할 수 있습니다. 또한 지원 및 해결 프로세스에 대해서도 현명해야 합니다. 사용자에게 솔루션을 제공할 때 기술 자료 빌드하여 향후 문제에 대해 사용자를 자가 진단 솔루션으로 리디렉션할 수 있습니다.
7) 보상을 받는 동작이 반복됩니다!
당신이 아이가있는 경우, 당신은 바로 이것을 이해할 것이다 : 당신은 그들이 뭔가를 할 때 행복한 얼굴로 아이에게 보상하고, 그것은 당신의 신경에 점점 시작할 때까지, 그들은 그것을 계속합니다. 어떤 행동을 보상하든 변경하기 위해 무언가를 할 때까지 반복됩니다. 유혹하려는 모든 꺼려하는 채택자에 대해 실제로 도구를 배우고 이해하고 사용하려는 다른 얼리어답터가 3명 이상 있습니다.
이 unsung 지지자에 대해 잊지 마세요. 그들은 실제로 변화를 받아들이고, 도구를 사용하고, 결국 그들을 도와 다른 사람들을 이끄는 사람들입니다. 가능한 한 많은 지원을 제공합니다. 그들이 하는 일을 인식하고 보상하여 그들이 계속 하고 있으며, 다른 사람들은 그들로부터 배울 수 있습니다. 슈퍼 사용자를 만들고 도움말 문서 초안 작성을 허용합니다. 결론은 바람직하지 않은 동작을 권장하여 결국 바람직하지 않은 동작을 재정의하는 것입니다.
결론
위에 나열된 기술은 최종 사용자 채택에 도움이 될 수 있는 유일한 기술이 아니며 목록을 확실히 추가할 수 있습니다. 이해해야 할 핵심 사항은 구현 중에 또는 구현 후 몇 달 후에 사용자 채택 및 변경 관리에만 집중하는 것만으로는 충분하지 않다는 것입니다. 이것은 결코 끝나지 않는 표준적이고 지속적인 프로세스이며 지속적인 초점과 주의가 필요합니다.
작성자 정보
Prasanna Adavi(PMP, MCTS, MCITP, MCT)는 Microsoft Project, Microsoft Project Server 및 Microsoft SharePoint 플랫폼을 전문으로 하는 EPM(수석 엔터프라이즈 프로젝트 관리) 컨설턴트 및 트레이너입니다. 그의 주요 초점은 조직이 투자에 대한 최상의 수익을 달성할 수 있도록 비즈니스 솔루션을 구축하고 가능하게 하는 것입니다.
또한 IT, ERP(SAP), 제조, 애플리케이션 개발, 자동차 및 크리에이티브 서비스를 비롯한 광범위한 도메인 및 수직 분야에서 엔드 투 엔드 프로젝트를 선도하는 광범위한 경험을 보유하고 있습니다. 그는 전국의 다양한 Project Server, EPM 및 SharePoint 이벤트에서 일반 발표자이며 SharePoint 및 EPM 커뮤니티에 정기적으로 기여합니다.
Prasanna는 일반 블로거(//www.prasannaadavi.com)이며 주로 Microsoft Project 및 Project Server 솔루션에 중점을 두고 격주 팟캐스트(//www.msprojectpodcast.com)를 실행합니다. Prasanna는 EPMA(//www.epmainc.com)의 선임 컨설턴트입니다.